AI-documentlezer voor voertuigdealers
Upload of mail leveranciersfacturen, poetsfacturen, onderdelenfacturen en V5C's. AI leest elk document, koppelt het via het kenteken aan het juiste voertuig en aan je leveranciers, en toont het naast het origineel in het Vehiso DMS (Dealer Management System). Jij controleert, klikt op Boeken en de kosten komen op het voertuig en in je boekhouding terecht, zonder overtypen.
Inbegrepen in elk betaald abonnement, samen met de andere AI-functies. Er wordt niets geboekt voordat iemand van je team het heeft gecontroleerd.
Controleren en boeken
PoetsfactuurLeverancier
Shine Valeting Ltd
GekoppeldVolledige poetsbeurt
€ 150,00
Smart repair, achterbumper
€ 220,00
Velgen opknappen
€ 180,00
Van een stapel papier naar geboekte kosten
De documentlezer staat onder Beheer in het Vehiso DMS, en ook bij Uitgaven staat een knop om een document te laten lezen.
Stuur het in
Sleep een pdf of een foto van je telefoon erin, gerust meerdere tegelijk, of stuur de e-mail van de leverancier door naar het eigen documentadres van je bedrijf.
AI leest het
De leverancier, referentie, datums, elke regel, de btw en de totalen worden voor je gelezen. Elke regel wordt via het kenteken gekoppeld aan een voertuig in je voorraad, en de leverancier aan de leveranciers die je al gebruikt.
Jij controleert en boekt
Het origineel staat naast wat er gelezen is. Pas aan wat nodig is, klik op Boeken en elke regel gaat naar de plek die jij koos.
De papieren die een dealer echt krijgt
Gangbare Britse leveranciersfacturen, in elke opmaak, plus de V5C.
Aankoopfacturen van voertuigen
Zet de inkoopprijs op het voertuig dat je kocht, zodat de winst klopt vanaf de dag dat het binnenkomt.
Poetsfacturen
Poetsen, smart repair, lak- en velgwerk, elke regel op het voertuig waaraan het werk is gedaan, ook als één factuur er meerdere dekt.
Onderdelenfacturen
Onderdelen die voor een voertuig zijn gekocht komen bij de kosten ervan, en de rest kan als algemene kosten worden geboekt.
V5C's
Het documentnummer, VIN, datum eerste registratie, kleur en vorige eigenaren, aangeboden als wijzigingen die je één voor één aanvinkt. Er verandert niets aan het voertuig wat je niet aanvinkt.
Algemene leveranciersfacturen
Facturen die niet over een voertuig gaan, zoals energie of reclame, worden als algemene kosten geboekt onder de categorie die jij kiest.
Mail het in
Elk bedrijf heeft een eigen documentadres. Stuur er een factuur naar door of geef het aan je leveranciers, en elke bijlage wacht in de lezer tot jij hem controleert.
Er wordt niets geboekt tot jij het zegt
AI doet het lezen, niet het beslissen. Elk document wacht op het controlescherm tot iemand van je team het heeft gecontroleerd en op Boeken heeft geklikt.
- Het originele document staat naast wat er gelezen is, dus controleren kost seconden
- Elk veld is aan te passen: de leverancier, datums, elke regel, het voertuig, de categorie en de btw
- Kies per regel of het kosten op een voertuig zijn, de inkoopprijs van het voertuig, algemene kosten of helemaal niet geboekt
- Je krijgt een waarschuwing als de regels niet optellen tot het gedrukte totaal of een kenteken niet in je voorraad staat
- Een nieuwe leverancier kun je tijdens het boeken aan je leverancierslijst toevoegen
Direct in je boekhouding
Kosten en algemene kosten worden als uitgaven geboekt, dus met Xero, QuickBooks of Sage gekoppeld gaat elke uitgave als inkoopfactuur door, net alsof je hem zelf in Vehiso had ingevoerd.
Ontdek meer van het platform
Uitgavenbeheer →
Alle algemene kosten met bon en btw, en kosten op voertuigen in voorraad.
Boekhoudkoppelingen →
Verkoopfacturen, betalingen, inkooporders en uitgaven die naar Xero, QuickBooks of Sage gaan.
Voorbereiding en opknappen →
Volg elk voertuig door de voorbereiding, met de kosten van het werk op de kaart.
Veelgestelde vragen
Wat kan de documentlezer lezen?
Aankoopfacturen van voertuigen, poetsfacturen, onderdelenfacturen, V5C's en algemene leveranciersfacturen, als pdf of als foto (JPG, PNG, WebP of HEIC). Een foto met je telefoon is prima, zolang de tekst leesbaar is.
Wordt er iets automatisch geboekt?
Nee. Elk document wacht op het controlescherm, en er komt niets in de kosten van een voertuig, je uitgaven of je boekhouding voordat iemand van je team het heeft gecontroleerd en op Boeken heeft geklikt.
Hoe weet hij bij welk voertuig een kostenpost hoort?
Hij leest het kenteken op elke regel en zoekt het op in je voorraad. Ontbreekt een kenteken of wordt het niet gevonden, dan wordt de regel gemarkeerd en kies je zelf het voertuig, of boek je hem als algemene kosten.
Hoe werkt het inmailen van documenten?
Je bedrijf heeft een eigen documentadres, dat in het DMS staat. Stuur de e-mail van een leverancier ernaar door, of vraag leveranciers hun facturen daarheen te sturen, en elke bijlage verschijnt klaar om te controleren in de lezer. Logo's in een e-mailhandtekening worden genegeerd. Gaat het adres meer rond dan je wilt, dan kun je het door een nieuw vervangen.
Zit het in mijn abonnement?
Ja. De documentlezer zit in elk betaald Vehiso-abonnement, samen met de andere AI-functies, zonder kosten per document. Je kunt hem uitzetten onder AI-functies in het DMS.
Wie in mijn team kan hem gebruiken?
Iedereen met de rechten voor Uitgaven kan documenten uploaden, controleren en boeken. Voor het instellen van de inkoopprijs van een voertuig of het bijwerken ervan vanuit een V5C zijn ook rechten voor voorraadbeheer nodig.
Stop met het overtypen van leveranciersfacturen
Begin gratis met Vehiso en laat AI je volgende factuur lezen.
Gratis beginnen →