Gestion des dépenses pour concessionnaires automobiles
Enregistrez chaque frais général dans le DMS Vehiso (système de gestion de concession), du loyer et de l'énergie à la préparation des véhicules et à la publicité, avec le justificatif joint. Affectez un coût à un véhicule en stock pour voir sa vraie marge, et envoyez chaque dépense à Xero, QuickBooks ou Sage sous forme de facture fournisseur.
L'enregistrement des dépenses fait partie du DMS. Leur envoi vers votre logiciel comptable est inclus dans toutes les offres payantes.
Dépenses
Ce trimestreTotal des dépenses
8 640,00 €
HT
7 350,00 €
TVA récupérable
1 290,00 €
Northgate Estates
Loyer
2 400,00 €
En comptabilitéSparkle Valeting
Préparation et nettoyage des véhicules
180,00 €
En comptabilitéBrightline Energy
Énergie et eau
312,40 €
Envoi en coursCoastal Radio
Publicité et marketing
650,00 €
En comptabilitéTout ce qu'il faut pour vos frais généraux
Les dépenses se trouvent dans Administration du DMS Vehiso, à côté des factures. En ajouter une prend une minute.
Enregistrez tous vos frais
Loyer, taxes locales, énergie, assurances, publicité, préparation, carburant et plus, chacun avec la date, le fournisseur, la référence, le HT, la TVA et le TTC.
Le justificatif avec la dépense
Joignez une photo ou un PDF du ticket ou de la facture fournisseur, pour que les papiers restent avec la dépense et non au fond d'un tiroir.
La TVA bien gérée
Choisissez taux normal, taux zéro, exonéré ou hors champ pour chaque dépense, et voyez la TVA récupérable sur n'importe quelle période.
Payées et à payer
Marquez une dépense comme déjà payée, avec la date et le moyen de paiement, ou notez l'échéance prévue par le fournisseur et marquez-la payée plus tard.
Vos propres catégories
Commencez avec 15 catégories prêtes à l'emploi pour une concession, puis renommez-les, ajoutez les vôtres ou retirez celles que vous n'utilisez pas.
Un coût sur une voiture
Liez une dépense à un véhicule en stock et elle s'ajoute aux coûts de ce véhicule, donc à sa marge.
Voyez où va l'argent
La page Dépenses totalise tout ce que vous filtrez, pour savoir en quelques secondes ce que le dernier trimestre vous a coûté.
- Choisissez une période : ce mois-ci, le mois dernier, ce trimestre, cette année ou vos propres dates
- Filtrez par catégorie ou par statut payé et à payer, et cherchez par fournisseur, référence ou immatriculation
- Voyez le total des dépenses, le montant HT et la TVA récupérable pour tout ce qui correspond
- Les dépenses par catégorie montrent d'un coup d'œil où part l'essentiel de votre argent
Dépenses par catégorie
Directement dans votre comptabilité
Avec Xero, QuickBooks ou Sage connecté, chaque dépense saisie dans Vehiso part en facture fournisseur, sans double saisie.
Choisissez le compte par catégorie
Choisissez une fois le compte de votre logiciel comptable pour chaque catégorie. Une catégorie sans compte est passée sur votre compte de frais généraux.
Saisissez la dépense
Ajoutez-la dans le DMS avec le fournisseur, la TVA et le justificatif. Elle est envoyée en comptabilité comme facture de ce fournisseur.
Toujours à jour
Chaque dépense indique si elle est arrivée en comptabilité. Modifiez-la et la facture est mise à jour ; supprimez-la et la facture est annulée.
Les intégrations comptables sont incluses dans toutes les offres payantes Vehiso. Le règlement de la facture reste géré par le rapprochement bancaire de votre logiciel comptable, comme aujourd'hui.
Découvrez le reste de la plateforme
Intégrations comptables →
Factures de vente, paiements, bons de commande et dépenses envoyés vers Xero, QuickBooks ou Sage.
Système de gestion de concession →
Stock, demandes, facturation, agenda et rapports au même endroit.
Calculateur de marge →
Calculez la vraie marge sur une voiture, préparation et frais généraux compris.
Questions fréquemment posées
Que puis-je enregistrer comme dépense ?
Tous les frais généraux de votre concession : loyer, taxes locales, énergie, assurances, publicité et marketing, logiciels, préparation et nettoyage des véhicules, réparations des locaux, carburant et déplacements, téléphone et internet, honoraires, frais bancaires et de carte, frais de personnel et frais de bureau. Les voitures que vous achetez restent enregistrées en stock, pas en dépenses.
Puis-je affecter une dépense à une voiture précise ?
Oui. Choisissez un véhicule en stock en saisissant la dépense et le montant s'ajoute aux coûts de ce véhicule, pour que sa marge reflète ce que vous avez vraiment dépensé. Le lien est facultatif, les frais généraux restent à part.
Est-ce compatible avec Xero, QuickBooks et Sage ?
Oui. Une fois votre logiciel comptable connecté, chaque dépense est envoyée comme facture fournisseur, sur le compte choisi pour sa catégorie, avec la TVA saisie. Modifier une dépense met à jour la facture et la supprimer annule la facture.
Faut-il une offre payante ?
L'enregistrement des dépenses, justificatifs et catégories fait partie du DMS Vehiso. Les envoyer vers Xero, QuickBooks ou Sage passe par les intégrations comptables, incluses dans toutes les offres payantes.
Qui dans mon équipe voit les dépenses ?
Les dépenses ont leur propre autorisation, accordée par défaut aux responsables. Vous pouvez l'attribuer à d'autres rôles dans le DMS ou la réserver à la direction.
Enregistrer une dépense paie-t-il le fournisseur ?
Vehiso enregistre le coût et envoie la facture en comptabilité. Vous payez le fournisseur comme aujourd'hui et votre rapprochement bancaire associe le paiement à la facture dans votre logiciel comptable. Vous pouvez quand même marquer une dépense comme payée dans le DMS pour garder votre liste à jour.
Sachez ce que coûte vraiment votre concession
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